Вы можете импортировать клиентов из файла Excel. Импортировать можно любые признаки клиентов, сопоставляя их с теми признаками в системе, которые вы используете. О том, как создавать и редактировать признаки, читайте здесь.
ОЧЕНЬ ВАЖНО! Прежде чем импортировать всю базу клиентов, импортируйте одного-двух учеников. Так вы убедитесь, что файл подготовлен вами правильно (см. требования ниже). В противном случае вам придется вручную корректировать внесенные данные.
ВАЖНО! Импорт платежей, абонементов, групп и занятий в системе не осуществляется, т.к. это требует совмещения большого количества данных.
ВАЖНО! Импорт данных возможен не более чем по 1000 клиентов в одном файле (1000 строк). Если у вас база клиентов больше, разбейте ее на несколько файлов.
ВАЖНО! Файл для импорта должен быть предварительно подготовлен и соответствовать требованиям. Скачать образец файла: https://yadi.sk/i/KalRNkdi3PrQ9v
Требования к файлу импорта:
1. Контакт должен содержать как минимум имя (ФИО ученика).
2. Кол-во символов в каждой ячейке не должно превышать 100.
3. Имя контакта (ФИО ученика) должно быть указано в одной ячейке.
4. Номер телефона в ячейке указывается один.
Для корректного импорта и дальнейшего использования необходим полный формат номера: "79001234567" или "89001234567". Система сама исключит пробелы и лишние символы из файла. Тем не менее, мы рекомендуем сразу указывать номер в "очищенном" виде.
5. Email в ячейке указывается один и имеет формат "primer@primer.com".
6. Для импорта признакам с типом "Число" значения должны быть числовыми, без букв и других символов. Импортируется только целая часть.
Т.е. например, при значении "95,5" будет импортировано только число "95".
7. Для импорта признака с типом "Выбор" значения должны совпадать с теми, что указаны в признаке в его настройках. В противном случае признак не импортируется.
Например, для пола необходимы значения "Мужской" и "Женский".
8. Для импорта признака с типом "Галочка" положительное значение (отмеченное) должно обозначаться "Да" (или "да"). Все прочие значения будут распознаваться системой как "Нет" ("не отмечено").
9. Для импорта значения скидки процент желательно указывать целым числом без знака процента.
Например, стоит писать "10", а не "10%" или "0,1". Значения "10%" и "0,1" будут обработаны системой и превращены в число "10" признака "% скидки".
10. Для импорта значения "Дата рождения" вы можете использовать формат ДД.ММ.ГГ или ДД.ММ.ГГГГ, или через "/" вместо точки.
Например "25.01.19" или "25/01/2019". Сначала обязательно проверьте, как импортируется один контакт с данным форматом даты, чтобы он был верно воспринят системой.
11. Для импорта признака "Вид клиента" указывайте виды клиентов в точности так, как они указаны в CRM с соблюдением регистра. Если вы хотите присвоить клиенту сразу несколько видов клиента, указывайте их через запятую. Например, "Лучший клиент, Семейный".
ВАЖНО! Контакт не импортируется, если
а) у него отсутствует имя,
б) выбран импорт email, а сам email не соответствует формату "primer@primer.com" или содержит несколько адресов в одной ячейке,
в) кол-во символов в ячейке превышает 100.
Варианты импорта:
- просто в клиенты,
- сразу в конкретную группу.
В первом варианте клиенты будут импортированы без записи в группу. Во втором - будут созданы не только клиенты, но и записи по ним в выбранную группу.
Как осуществить импорт
1. Перейдите в раздел "Клиенты". Нажмите "Импорт".
2. Если вам необходимо сразу создать записи клиентов в группу, выберите ее в открывшемся окне. В противном случае оставьте вариант "Без группы". Загрузите файл.
3. После загрузки появится выбор признаков и значений из вашего файла. Установите соответствие между ними.
Чтобы установить соответствие, кликните на признак. Система покажет значения столбцов из первой строки вашего файла. Напоминаем, что признаки клиентов создаются и редактируются в разделе "Настройки - Заявки/клиенты - Признаки клиентов".
Например, если в вашей первой строке файла по столбцам написаны заголовки: "Имя", "Телефон", "Родитель", то система покажет "Имя", "Телефон", "Родитель". Если у вас нет первой строки заголовков, а вместо них сразу идут значения, то система покажет что-то вроде "Иван Иванов", "79001001001", "мама Галина".
ВАЖНО! Если в вашем файле нет данных по какому-либо признаку из системы, например, "Подписан на sms" или "Родитель", просто не указывайте его, оставьте "Не выбрано". Обязательным является только имя. Но мы настоятельно рекомендуем добавлять как минимум номер телефона, а лучше еще и email, для удобства поиска в дальнейшем.
После выбора столбца система подгрузит первые три строки для проверки правильности выбора. Если значения в вашем файле отсутствуют, то система их не покажет, однако импорт все равно осуществится. Подгрузка значений сделана для удобства.
После установки всех нужных соответствий окно импорта будет выглядеть примерно так:
4. Укажите, по каким признакам необходимо искать совпадения с контактами, которые уже есть в ваше базе: имя ученика, телефон, email. Если вы устанавливаете несколько признаков, то совпадение будет искаться по ним одновременно. Т.е. дублем признается только контакт имеющий и данное имя, и данный номер телефона, и email одновременно, если признаки выбраны. Если совпадение будет только по одному признаку, дублем контакт не признается.
Укажите также действия, которые необходимо осуществлять с найденными дублями: разрешать, запрещать, заменять новыми данными или дополнять ими.
При замене данных у контакта в базе признак, который есть у контакта в файле, будет заменен на новое значение (только этот признак). При дополнении существующие уже у контакта признаки не трогаются, а отсутствующие значения дополняются новыми признаками контакта из файла.
ОЧЕНЬ ВАЖНО! Замена и дополнение признаков будет происходить у всех найденных дублей. Например, у вас в базе есть три ученика из одной семьи с номером телефона родителя 79001002030. Вы импортируете контакт с таким же номером телефона и указываете проверку на дубли только по номеру. Признаки у существующих трех контактов будут заменены или дополнены новыми значениями.
5. Укажите, как нужно обрабатывать первую строку вашего файла. Если в ней указаны заголовки, то включите опцию. Если в файле сразу пишутся значения признаков, снимите галочку.
6. Все готово. Нажмите "Импортировать".
Импорт в группы
Вы также можете импортировать контакты в группу и создавать сразу записи загружаемых контактов.
ОЧЕНЬ ВАЖНО! Прежде чем импортировать большой объем данных, импортируйте одного-двух учеников, чтобы убедиться, что контакты импортируются нужным вам образом.
Сделать это можно из списка "Клиентов" (см. выше), из списка групп (нажмите на значок меню у группы "..." и далее выберите "Импорт"):
или самой группы:
При таком импорте выберите статус записей, которые будут созданы. Результатом импорта станет не только создание контакта, но и сразу создание записи его в группу.
Далее все как в обычном импорте контактов.