В этой статье кратко расскажем об основных объектах системы, их отличиях и особенностях, чтобы вы смогли настроить систему максимально близко под свои потребности. А также об основных возможностях системы. Подробная информация обо всех объектах доступна в отдельных разделах Помощи.
Клиенты, лиды, ученики, родители
Раздел Помощи: https://help.moyklass.com/hc/ru/sections/360000078273
Основным объектом, с которым вы ведете работу в системе (записываете на обучение, принимаете оплаты, отправляете уведомления), является ученик - он же контакт или клиент.
У ученика есть признаки: email, номер телефона, вид, возраст, дата рождения, и любые другие. Признаки вы можете создавать сами в настройках и указывать, доступны они для заполнения и быстрого показа в системе или нет.
Одним из основных и важных признаков клиента является признак "родитель". Если вы работаете в детском или семейном центре, в основное поле "ученик" вы вписываете имя ребенка, а в поле "родитель" - имя родителя. Как правило, в таких случаях телефон и email клиента указывается родителя, чтобы все уведомления приходили именно ему, а не ребенку.
У клиента есть статусы или, иначе, этапы продаж - по этим статусам вы ведете ученика от первого контакта до отказа или перехода его в клиента или неактивного клиента.
Например,
- новый,
- пробное,
- принимает решение,
- клиент (системный успешный статус),
- неактивный клиент (системный успешный статус),
- отказ (системный неуспешный статус).
Вы можете сами создавать или менять статусы контакта, как вам будет удобно, кроме системных. Успешные и неуспешные статусы участвуют в построении отчета по воронке продаж.
Пока контакт еще не "клиент", т.е. не дошел до успешного статуса (не заключил договор или не оплатил обучение), можно сказать, что он "лид".
Вести работу с новыми контактами можно в разделе "Лиды". В нем есть разбивка контактов по статусам, можно настроить фильтры по событиям и искать тех, кто записан на пробное, посетил его или пропустил, чтобы вести к продаже.
Т.к. по лидам информации для занесения может быть меньше, чем по уже полноценным клиентам, вы можете настроить, чтобы в карточке именно лида полей было меньше.
Учеников можно импортировать из Excel, а также экспортировать всю информацию о них.
Вы можете создавать в системе шаблоны договоров и ПКО - приходно-кассовых ордеров и печатать их, указывая параметры клиентов .
Быстро находить клиентов вы можете в разделе "Клиенты" с помощью фильтров или в разделе "Лиды", а также пользоваться строкой "горячего поиска".
Записи в группы
Раздел Помощи: https://help.moyklass.com/hc/ru/sections/115002025887
Каждый ученик может быть записан в группы (предметы) и на конкретные занятия в них. Запись на обучение не зависит от статуса клиента, т.е. клиент в любом статусе, не важно лид это или уже полноценный клиент, может быть записан на обучение.
Таких записей в группы у каждого ученика может быть сколько угодно (максимум - по кол-ву групп в вашем обучающем центре). Например, ученик ходит в группы "Английский - Утро" и "Немецкий - Вечер", а еще "Индивидуальное обучение - Французский". Ученик также может не иметь записей на обучение (например, когда только обратился к вам и еще не определился, куда именно пойдет, т.е. в статусе лида).
У каждой записи ученика в группу тоже есть свой статус, который позволяет понять, какое отношение имеет ученик к его группам.
Например:
- записался,
- учится (системный успешный),
- завершил обучение (системный успешный),
- отказ (системный неуспешный).
Вы можете создавать свои статусы в разделе "Настройки - Этапы продаж - Статусы записей". Например, добавить статус "отработка" или "думает". Статус "отработка" вы поставите записи в группу у ученика, если он, например, ходит в основную группу, но пропустил занятие и теперь его нужно записать на занятие в другой группе.
Даже если ученик имеет статус "клиент" (как весь контакт) и записан в разные группы, то в одной группе он "учится", в другой он уже "завершил обучение", а от обучения в третьей он "отказался". Добавление и использование своих статусов у записей в группы особенно актуально для школ, где ученики посещают курсы независимо друг от друга. Например, в прошлом году прошел "курс по визажу", а в этом думает пойти на "курс парикмахера". И продажу нужно вести снова, хотя ученик уже имеет статус "клиент", раз прошел обучение по первому курсу.
Филиалы, аудитории/залы
Раздел Помощи: https://help.moyklass.com/hc/ru/sections/115002070227
Если у вас несколько филиалов, вы можете создать их. В каждом филиале создаются свои аудитории/залы. Группы (см. ниже) также всегда имеют конкретный филиал. А вот программы (направления) общие.
Например, у вас школа иностранных языков, и "Английский" вы преподаете во всех филиалах. Общая программа "Английский" будет доступна во всех филиалах, а внутри, уже в каждом филиале, будет свой набор групп и занятий, которые будут идти в своих аудиториях. Ученики при этом могут посещать занятия как в разных филиалах, так и только в одном. Т.е. вы можете одного и того же ученика записать в две разные группы в разных филиалах - ученик при этом будет один, просто записей в группы у него будет две.
Иногда филиалы создают со служебными целями, чтобы разграничить доступ к ним сотрудников, а также учеников и видеть отдельно показатели. Например, если в вашей школе есть оффлайн и онлайн-обучение, то иногда "онлайн" выделяют в отдельный филиал и уже внутри создают свои направления и группы. Это вопрос удобства.
Программы, группы, занятия
Раздел Помощи: https://help.moyklass.com/hc/ru/sections/115002033988
Ученики записываются на обучение по предметам/направлениям в группы и на занятия.
В системе установлена следующая иерархия:
- программа (направление),
-- группа (относится к конкретной программе),
---- занятия (создаются в конкретной группе).
Например:
- Английский
-- Начинающие А1
---- занятия 20.01 10:00-10:45, 21.01 10:00-10:45, и т.д.
-- Начинающие А2
---- занятия 20.01 11:00-11:45, 21.01 11:00-11:45, и т.д.
- Сальса
-- Утренняя группа
---- занятия 20.01 09:00-09:45, 21.01 09:00-09:45, и т.д.
-- Вечерняя группа
---- занятия 20.01 18:00-18:45, 21.01 18:00-18:45, и т.д.
Группы можно делить по уровню обучения (начинающие - продвинутые), дате старта (январь - февраль), времени проведения обучения (утренняя - вечерняя), дням недели занятий (по вторникам - по четвергам), преподавателям и другим признакам - так, как вам будет удобно.
В общем случае группа может быть без занятий, например, когда вы открыли набор, только изучаете спрос учеников и еще не составили расписание - занятия в группу можно добавить позже. При этом записывать в группу учеников уже можно - записи на сами занятия вы добавите позднее, когда такие занятия создадите.
У групп может быть указана дата старта, ведущие, кол-во мест, которые занимают записанные в нее ученики.
Важно запомнить, что группа в системе - понятие условное. Она как папка на компьютере - вы можете называть их и создавать так, как вам удобно, чтобы распределять по ним записи учеников.
Вы можете создавать так называемые "служебные группы" - для внутреннего пользования. Например, в вашем направлении танцев "Сальса" у вас уже есть "Утренняя группа" и "Вечерняя группа". А есть ученики, которые хотят ходить на Сальсу, но еще не определились. Вы можете создать служебную группу "Не определились" и записывать учеников в нее. Потом просто поменяете группу или создадите у учеников новую запись в уже настоящую учебную группу. В служебных группах мы рекомендуем отключать оповещение о записи, чтобы ученики не видели, что они в них записаны.
В группах вы создаете занятия. Вы можете создавать групповые и индивидуальные занятия. У занятия есть дата, время начала и окончания, аудитория/зал, преподаватель. Можно указать максимальное кол-во мест на занятии. Вы можете создавать разовые занятия, а можете сериями - регулярные, т.е. сразу много занятий, например, по понедельникам и средам на полгода в одно и то же или разное время. Вы можете это делать как с групповыми, так и с индивидуальными занятиями.
Когда занятия созданы, вы можете записывать учеников на эти занятия и отмечать их посещения или пропуски.
Запись на занятия, посещения, пропуски
Раздел Помощи: https://help.moyklass.com/hc/ru/sections/115002025887
Занятия обязательно создаются в какой-либо группе. И когда вы записываете ученика на эти занятия, у него создается запись в группу, даже если это запись на одно занятие. Присвоив корректный статус такой записи в группу, перейдя в нее, вы быстро поймете, кто в ней учится, кто пришел на "отработку", а кто уже завершил.
Записанных на занятие учеников вы можете быстро отмечать - было посещение у ученика или нет. Вы также можете ставить пропуски по уважительной причине (отпуск/болеет), отмечать, что данное занятие бесплатное для ученика или пробное.
Отмечать посещения учеников можно в журнале простым кликом в ячейках напротив их фамилий.
Посещаемость также может влиять на зарплату педагогов, если вы присвоили им в нашей системе соответствующую ставку расчета.
Прием платежей, продажа абонементов
Разделы Помощи:
Платежи https://help.moyklass.com/hc/ru/sections/360001618153
Абонементы https://help.moyklass.com/hc/ru/sections/360000081694
В системе существуют два вида оплат, которые задаются при создании групп:
- единой суммой/в рассрочку (когда у вас курс ограничен по времени и цене, например, "курс парикмахера", который длится 1,5 месяца и стоит 10000 р. - вы берете с учеников всю сумму разом или частями).
- за занятия/по абонементам (когда у вас занятия фактически идут постоянно и ваши ученики платят за каждое занятие или помесячно пакетами занятий, например, "Абонемент на 6 занятий за 3600 р.").
Когда клиент платит вам, вы вносите сумму и продаете абонемент (если у вас расчет по абонементам). Можно вносить всю или часть суммы - система напомнит вам и ученику, когда внести остаток и когда закончится абонемент.
Вид оплаты присваиваете в группе при ее создании, и поменять в процессе его нельзя, т.к. работают разные алгоритмы списаний денежных средств.
Если вы работаете с абонементами, то ученик должен быть записан на занятия (не просто в группу, а уже на конкретные занятия), а также вы должны отметить его посещение или пропуск, чтобы сумма за занятие списалась.
Оповещения и рассылки
Раздел Помощи: https://help.moyklass.com/hc/ru/sections/115002068988
Вы можете настроить в системе оповещение клиентов - по смс, через мессенджеры, Вконтакте или по почте. Есть уведомления о записи на обучение, о предстоящем занятии, об окончании абонементов, об очередном сроке платежей и т.д.
Вы можете осуществлять точечные или массовые рассылки, указывая в них параметры клиентов.
Сотрудники
Раздел Помощи: https://help.moyklass.com/hc/ru/sections/115002070207
В системе существуют "сотрудники" - при регистрации изначально вы создаетесь в системе как сотрудник с правами "администратор - владелец аккаунта".
Вы можете создавать новых сотрудников и назначить им права доступа. Доступ сотрудников к системе осуществляете по email.
Изначально доступны следующие роли:
- администратор,
- менеджер,
- преподаватель.
У каждой роли есть свои права, однако вы можете создавать свои роли и менять им права доступа к разделам, а также права на выполнение действий в системе (например, редактирование или удаление клиентов, создание групп, занятий и т.д.).
Сотрудник может иметь доступ в произвольное кол-во филиалов - один, несколько или все, как вы установите.
Сотрудникам можно назначать ставки и делать автоматический расчет зарплаты за проведенные занятия: за время занятий, процент от абонементов, за посещения и т.д. После расчета выданные и начисленные денежные средства вносятся в ведомость - так вы не забудете, сколько денег вы выдавали и за что.
Личный кабинет ученика
Раздел Помощи: https://help.moyklass.com/hc/ru/sections/360002655220
Клиентам доступен "Личный кабинет", который вы можете включить и настроить в настройках системы.
Интеграции с сайтом и другими системами
Разделы Помощи:
Интеграция с сайтом и Вконтакте https://help.moyklass.com/hc/ru/sections/115002021447
Прочие интеграции https://help.moyklass.com/hc/ru/sections/360003228539
Телефония https://help.moyklass.com/hc/ru/sections/360002662574
В системе вы создали группы и занятия, указали кол-во мест, ведете постоянно запись учеников. Данные о ваших наборах меняются, меняются и данные о кол-ве занятых и свободных мест. Чтобы информация о ваших наборах и занятиях соответствовала действительности, существуют виджеты "Мой Класс", которые вы можете поставить себе на сайт или в ваше сообщество Вконтакте. Виджеты автоматически отобразят ваши группы и занятия, кол-во мест, другую информацию и позволят вашим ученикам записаться. А вы получите нового клиента или запись на обучение от них сразу в системе.
Также вы можете получать лиды от интеграций с телефонией, событиями Вконтакте, из Facebook и пр.
Комментарии
0 комментариев
Статья закрыта для комментариев.