Статусы записей, правила автосмены статусов, примеры

Статусы записей

Ученик может быть записан на обучение в разные группы/предметы. У каждой такой записи есть статус, который показывает, "в каком состоянии" по отношению к данной группе/предмету находится ученик.

Например, разные ученики в группе "Акварель - Дневная группа" имеют разные статусы:

При этом один ученик может быть записан в разные группы и эти записи у одного ученика могут иметь разные статусы. Например, ученик может в одной группе уже отучиться (запись будет иметь статус "Завершил обучение"), в другую группу ходить (запись будет иметь статус "Учится"), а от третьей отказаться (запись будет иметь статус, например, "Отказался").

Вы можете создавать свои статусы в разделе "Настройки - Этапы продаж - Статус записей", например, добавить статус "отработка" или "думает". Статус "отработка" вы поставите записи в группу у ученика, если он, например, ходит в основную группу, но пропустил занятие и теперь его нужно записать на занятие в другой группе.

Запись на обучение не зависит от статуса клиента, т.е. клиент в любом статусе, не важно лид это или уже полноценный "клиент", может быть записан на обучение.

Добавление и использование своих статусов у записей в группы особенно актуально для школ, где ученики посещают курсы независимо друг от друга. Например, в прошлом году прошел "курс по визажу", а в этом думает пойти на "курс парикмахера". И продажу нужно вести снова, хотя ученик уже имеет статус "клиент", раз прошел обучение по первому курсу.
 

Системные статусы: учится, отказ, завершил

В системе существуют нередактируемые статусы записей: учится, отказ, завершил/зап. в другую группу.

Статус "учится" является "успешным" и показывает, что в данной группе ваш ученик полноценно занимается, а не просто посетил пробное или думает. 

ВАЖНО! В статусе "учится" ученик автоматически записывается на все созданные (будущие) и вновь создаваемые занятия. Это сделано для того, чтобы вам не приходилось дополнительно вручную записывать на занятия клиентов, которые уже все подтвердили и внесли оплату.
При выставлении статуса "Завершил обучение" запись на будущие занятия автоматически отменяется.
В прочих статусах запись на конкретные занятия осуществляется вручную. Как правило, в таких статусах клиенты записываются на разовые пробные занятия.

Если ученик отказывается от записи в группу, вы, конечно, можете просто ее удалить. Однако более корректным будет перевод ее в статус "отказался" - он считается "неуспешным" в воронке продаж по записям (заявкам). Система фиксирует, на каком этапе вы меняете статус на "отказался" и показывает это в отчете по воронке продаж ("Отчеты - Воронка продаж").

Статус "завершил обучение/записался в другую группу" используется в случаях, когда ученик в группе посетил одно или несколько занятий, а затем записался в новую группу.

ВАЖНО! Не используйте статус "отказался", если клиент отказывается или просто завершает обучение после того, как уже занимался некоторое время (был в статусе "учится"). В этом случае система посчитает продажу неуспешной, хотя фактически это не так. Используйте в этих случаях статус "Завершил обучение" с указанием причины.
  

Примеры наборов статусов

1. Самый простой набор статусов записей:
- записан,
- системные (учится, отказался, завершил обучение).

2. Если вы работаете в центре, где есть отработка занятий, вы можете создать дополнительный статус записи "отработка":
- записан,
- отработка,
- системные (учится, отказался, завершил обучение).

3. Если вы работаете в центре с пробными занятиями, вы можете создать подробные статусы записей в группы:
- не записан,
- записан на пробное,
- пропустил пробное,
- отработка,
- системные (учится, отказался, завершил обучение).

4. Если вы работаете в школе, где ученики посещают и покупают курсы независимо друг от друга, то для вас каждая запись ученика на курс - это новая продажа. И вести ее удобнее именно на уровне записей, а не клиента (т.к. он может оставаться "клиентом"). Потом по таким статусам можно смотреть отчет по воронке.
Тогда статусы записей превратятся в полноценные этапы продаж:
- записан,
- принимает решение,
- подтвердил,
- системные (учится, отказался, завершил обучение).
 

Правила автосмены статусов записей

Чтобы вам каждый раз не приходилось менять вручную статусы записей при определенных событиях с ним, например, записи или посещении пробного занятия, вы можете включить правило автосмены статуса записи. Делается это в том же разделе "Настройки - Этапы продаж - Статусы записей". Не забудьте сохранить назначенные статусы.