Создание/изменение счетов по услугам

Напоминаем, что в системе ученику за услуги выставляются "счета". Счета выставляются за абонементы (в группах с оплатой за занятия) и за курсы/мастер-классы (в группах с оплатой единой суммой/в рассрочку).

Такие системные счета имеют свою внутреннюю нумерацию. Изменить ее в настоящее время нельзя, но в будущем станет возможным указывать свои номера и реквизиты, чтобы счет стал полноценным бухгалтерским документом.

Сроки оплаты счетов вы можете устанавливать вручную.
 

1. Счета за абонементы

В группах с оплатой за занятия (по абонементам) счета выставляются на каждый проданный абонемент на всю его стоимость. Такой счет автоматически привязывается к своему абонементу. Например, вы продали ученику абонемент за 2000 р. на 5 занятий. Счет будет на 2000 р.

Создание счета за абонемент

Счет создается автоматически при создании/продаже абонемента.

Увидеть счета за абонементы можно в разделе клиента "Оплаты/счета" во вкладке "Счета". Не забудьте указать нужный диапазон дат.

Изменение суммы счета, даты оплаты и удаление

Счет жестко связан со своим абонементом. Т.е. счет за абонемент нельзя удалить отдельно от абонемента. Счет за абонемент удаляется при удалении абонемента. 

Если клиент оплачивает абонемент не полностью, вы можете указать срок оплаты счета.

Также вы можете изменить срок оплаты счета после того, как он создан, - во вкладке "Счета".

Чтобы изменить сумму счета, вы должны изменить цену самого абонемента, для которого создан счет, - сумма счета изменится автоматически. Это можно сделать в разделе клиента "Абонементы".

2. Счета за курсы/мастер-классы

В группах с оплатой "единой суммой/в рассрочку" счет выставляется на цену записи ученика в группу. Например, вы записали ученика на курс по макияжу, который вместо 9000 р. стоит для него с учетом его персональной скидки 7000 р. Счет будет создан на 7000 р.

Увидеть счета за абонементы можно в разделе клиента "Оплаты/счета" во вкладке "Счета". Не забудьте указать нужный диапазон дат.

Изменение суммы счета, даты оплаты и удаление

Находясь здесь, вы можете изменить дату счета или удалить его. После удаления счет может быть вновь создан вручную (см. ниже).

Счет привязан к записи в группу. Его сумма = цене записи на курс/мастер-класс. Поэтому если вы хотите изменить сумму счета, вам нужно изменить саму цену записи - делается это через редактирование записи. После изменения цены изменится и сумма счета, который выставлен по этой записи.

Создание счета

Счет может быть создан
а) автоматически при указании правила, например, при смене статуса записи на "учится",
б) вручную - в момент приема платежа по данной группе или по клику на "+ Счет" в строке записи в группу.

а) Автосоздание счета через правило

Правила создания счетов действуют только в группах с оплатой единой суммой/в рассрочку.

Правило можно задать при создании группы. В окне создания группы при выборе вида оплаты "Единой суммой/в рассрочку" отметьте галочкой опцию "Автоматически создавать счета для учеников". Это не обязательно - если вы не хотите, чтобы счета выставлялись автоматически, не отмечайте опцию, тогда счета будут создаваться в момент приеме платежа по группе (см. ниже).

Варианты создания:

- сразу при создании записи;
Счет с указанным ниже сроком оплаты будет создаваться сразу, как только вы записали ученика на курс/мастер-класс. Это не всегда удобно, т.к. клиент может очень долго думать, пойти ему вообще или нет, а счет ему уже будет выставлен;

- при установке выбранного статуса, например, "учится";
Этот вариант удобнее, т.к. позволяет автоматически формировать и отслеживать оплату по клиентам, которые дали свое согласие - как только вы меняете статус его записи на курс/мастер-класс на выбранный вами, формируется счет с датой оплаты; по этой дате формируются задачи и уведомления.

Сроки оплаты счетов вы также можете устанавливать относительные - в днях от события, а можете точные, например, если группа у вас стартует 01.05, и все счета должны быть оплачены до этого числа.

Указанные правила можно редактировать в группе.

Когда вы записываете очередного ученика на ваш курс/мастер-класс, вы можете установить для него свое правило, например, свою дату оплаты. А можете просто взять правило из группы.

б) Создание счета вручную

Если счета по услуге еще нет, вам достаточно указать, что вы принимаете платеж по нужной группе.

Вы также можете просто кликнуть на кнопку "+ Счет" в строке записи (заявки), если счете еще не выставлен.