Как сделать так, чтобы у клиента не висела задолженность

Задолженность у клиента возникает тогда, когда ему продана услуга по одной цене (продан абонемент или курс/мастер-класс), а получено денег меньше. В итоге по счету, который связан с абонементом или записью на курс, возникает задолженность.

Например, ученик купил абонемент, который стоит 2000 р., но внес только 1500 - появился долг 500 р. И купил курс за 9000 р., но внес только 5000 р. - появился долг 4000 р. Общий долг по двум счетам = 4500 р.

Чтобы "убрать" задолженность, вам нужно
а) либо принять доплату от клиента - например, деньги у клиента могут быть на балансе, и вам просто нужно списать их оттуда в пользу услуги (см. статью помощи),
б) либо изменить стоимость абонемента и/или его записи на курс/мастер-класс.

Рассмотрим второй вариант.

1. Изменение абонемента

а) Закрытие абонемента.

Если ученик отходил не все занятия в месяце или вообще больше не планирует заниматься в группе и при этом заплатил только за те занятия, которые отходил, то самый простой вариант - просто закрыть абонемент. Закрывать можно на сегодня только абонементы с фиксированным кол-вом посещений и только те, в которых остались посещения.

Например, ученик купил абонемент на 3 занятия, который стоит 1500 р., но внес только 1000 р. за 2. И отходил только эти 2 занятия. У ученика есть долг 500 р. по этому абонементу, но больше он ходить по нему не будет.

При закрытии абонемента система автоматически сокращает кол-во занятий в абонементе до фактически отхоженных и сама пересчитывает стоимость абонемента. При этом система предлагает варианты, что сделать с остатком при закрытии - вернуть на баланс, сразу оформить возврат или просто списать занятия (этот вариант для закрытия долга не подойдет). Т.к. по абонементу есть долг, то остаток возвращаться не будет - просто уйдет задолженность.

Перейдите в клиента во вкладку "Абонементы". Найдите нужный абонемент.

Нажмите "Закрыть аб-т".

Выберите варианты "Вернуть на баланс" или "Оформить возврат". По сути в нашем примере у клиента есть долг, поэтому при закрытии абонемента возвращать на баланс нечего. После закрытия этот долг просто уйдет.

б) Редактирование абонемента.

Это более общий вариант, универсальный и подходящий для любых случаев, а не только для ситуации, когда ученик не планирует далее заниматься по абонементу.

Для изменения параметров абонемента перейдите в клиента во вкладку "Абонементы". Найдите недоплаченный абонемент и нажмите на значок редактирования.

В окне редактирования абонемента найдите поля со стоимостью абонемента и количеством занятий (для абонементов с фикс. кол-вом посещений; для безлимитный будет только цена).

Вам нужно изменить стоимость так, чтобы она соответствовала внесенной сумме. В нашем примере необходимо указать стоимость 1500 р. Иногда при этом необходимо изменять и кол-во занятий - это актуально, когда клиент прекращает ходить после нескольких посещений и просит вернуть деньги за часть неотхоженных занятий (см. статью помощи).

Пусть в нашем случае кол-во занятий менять не нужно - например, клиенту была предоставлена скидка, которую не указали при первичной продаже абонемента. Измените цену на 1500 р. и сохраните изменения.

Задолженность по абонементу ушла.

2. Изменение записи на курс/мастер-класс

Для изменения суммы счета за курс/мастер-класс необходимо изменить цену записи ученика на данный курс (в группу). Для этого в ученике в разделе "Группы" найдите нужную запись (это же можно сделать в общем разделе меню "Записи").