Вы можете получать в CRM автоматически заявки из формы сбора заявок Вконтакте.
Напоминаем, что вы также можете разместить виджет расписания "Мой Класс" в вашем сообществе и еще настроить интеграцию по событиям Вконтакте.
Для интеграции вам необходимо выполнить следующие шаги:
1. установить приложение "Форма сбора заявок" в вашем сообществе Вконтакте,
2. настроить интеграцию в CRM "Мой Класс".
Шаг 1. Установка приложения "Форма сбора заявок" в Вконтакте.
Если у вас уже установлено данное приложение и созданы сами формы в нем, пропустите этот шаг.
Добавить приложение для сбора заявок можно:
- вручную через управление сообществом,
- при создании объявления формата "Сбор заявок" тогда приложение добавится автоматически.
Одновременно в сообществе может быть установлено три приложения. Но для "Формы сбора заявок" сделано исключение - оно может быть четвёртым.
Инструкцию по установке приложение вы можете посмотреть в Помощи самой соцсети: https://vk.com/page-19542789_53869861 (кроме п. 6 "Настройка Callback API" - этот пункт выполнять не нужно). Там же вы найдете информацию о том, как добавлять форму к рекламным объявлениям в соцсети. Мы же рассмотрим прямой вариант установки приложения в сообщество и открытие формы по ссылке.
ВАЖНО! Мы не оказываем консультации по использованию самой формы в Вконтакте вообще и в рекламных объявлениях, в частности. С этими вопросами вам необходимо обращаться в Вконтакте.
Установка приложения в сообщество
Перейдите в "Каталог приложений" Вконтакте https://vk.com/community_apps. В разделе "Бизнес" найдите приложение "Форма сбора заявок". Нажмите "Добавить".
Выберите сообщество, в которое нужно добавить приложение. Вы должны быть его администратором.
Теперь перейдите в управление вашим сообществом, далее - во вкладку "Приложения". Нажмите "Настроить" у приложения "Форма сбора заявок".
Если саму форму для заявок вы еще не создавали и делаете это в первый раз, Вконтакте предложит вам сразу создать ее.
Измените название формы при необходимости (наведите курсор на название). Заполните заголовок, описание. Загрузите обложку, если нужно.
Далее отметьте данные, которые вашему пользователю нужно заполнить.
Затем укажите ссылку на страницу вашего сайта с политикой конфиденциальности (требование Вконтакте) и то, нужно ли показывать клиенту подтверждение формы. Затем сохраните форму.
Теперь снова вернитесь к управлению сообществом и у приложения "Форма сбора заявок" нажмите "Настроить приложение".
Вы увидите созданную форму. Активируйте ее.
Форма стала активной.
Теперь можно, например, скопировать ссылку на нее и отправить клиенту или разместить на стене сообщества.
Перейдя по этой ссылке ваш клиент увидит форму, которую вы создали.
Если вы хотите настроить оповещение себе в личные сообщения в Вконтакте о заполнении форм, откройте настройки формы и найдите блок "Настройки". В нем поставьте нужные галочки.
Шаг 2. Настройка интеграции с формой сбора заявок в CRM "Мой Класс".
Перейдите в CRM "Мой Класс" в раздел "Настройки - Интеграции". Нажмите "+ Интеграция".
В поле "Выберите сервис" выберите "Форма сбора заявок Вконтакте".
Когда вы выберете ее, чтобы продолжить настройку, вам будет необходимо авторизоваться через Вконтакте. Нажмите "Авторизоваться".
Система в новой вкладке браузера запросит разрешения для приложения "Мой Класс Интеграции". Это служебное приложение, которое работает для передачи заявок из форм сбора заявок в саму CRM. Нажмите "Разрешить". Приложение получит доступ к списку ваших сообществ, чтобы затем вы выбрали нужное.
ВАЖНО! Вы должны быть авторизованы в том же браузере в соцсети Вконтакте и быть администратором нужного вам сообщества, где вы установили приложение "Форма сбора заявок".
Вернитесь в CRM к окну создания интеграции. Если авторизация прошла успешно, появится поле выбора ваших сообществ.
Выберите нужное сообщество с формой и нажмите "Предоставить доступ".
Теперь вам откроется запрос на предоставление доступа к конкретному сообществу. Предоставьте его, нажав на "Разрешить".
ВАЖНО! Обратите внимание, что это разрешение отдельное, его тоже нужно предоставить.
Теперь система сможет загрузить формы из приложения "Форма сбора заявок", которое вы установили в вашем сообществе.
Выберите вашу форму. Когда вы это сделаете, система загрузит список тех признаков, что вы создали в самой форме в Вконтакте.
Установите соответствие признаков с теми, что существуют в вашем аккаунте в CRM. Напоминаем, что управлять признаками в CRM вы можете в разделе "Настройки - Заявки/клиенты - Признаки клиентов".
Обратите внимание на следующие особенности:
1. Имя клиента
В форме заявки вы можете указывать отдельно "имя", "фамилию" и "отчество". В CRM все эти три значения названы параметром "имя" и будут передаваться в одно поле "ученик" в виде "фамилия + имя + отчество". Например, ученик указал "фамилия = Иванов", "имя = Иван". В CRM появится ученик с именем "Иванов Иван".
2. Возраст клиента
Если вы в форме заявки запрашиваете только возраст без точной даты рождения, то укажите сопоставление "Возраст" (из формы заявки) = "Дата рождения ученика" (в CRM). Тогда у ученика в CRM будет проставляться дата рождения 01.01.xxxx, от которой автоматически посчитается нужный возраст. При этом будет стоять галочка "Неточная дата рождения". Или вы можете создать свой признак в CRM "возраст" и указывать сопоставление с ним.
3. Сопоставление многовариантных ответов
Для сопоставления многовариантных ответов признакам с несколькими значениями в CRM сами значения в CRM и в форме должны точно совпадать.
Например, у вас есть признак в CRM "Уровень подготовки" и его значения "Начальный", "Средний", "Продвинутый". В форме Вконтакте вы тоже создаете вопрос "Уровень подготовки" и его значения должны точно такими же - с большой буквы "Начальный", "Средний", "Продвинутый".
- Если вы используете в форме вариант вопроса "Один из списка", то ему нужно ставить в соответствие признак с типом "Выбор". Также подойдет системный признак "Уровень подготовки".
- Если вы используете в форме вариант вопроса "Несколько из списка", то ему в CRM подойдет только вариант "Вид клиента", т.к. тип признака в CRM "Выбор" подразумевает использование только одного из предложенных вариантов.
- Если у вас в CRM есть признак с типом "Галочка", то чтобы его значения передавались из формы корректно, его тип в форме должен быть "Один из списка", а значения строго "Да" и "Нет". Тогда если пользователь выберет "Да", галочка в CRM проставится. А если "Нет", то нет.
- Если вы хотите передавать пол пользователя из формы в CRM, его тип в форме должен быть "Один из списка", а значения строго "Мужчина" и "Женщина".
4. Изменение списка полей в форме
Пусть вы создали форму в Вконтакте, указали в ней поля, которые нужно заполнить пользователю. Затем создали интеграцию. Затем изменили поля в форме в Вконтакте (указали или добавили новые поля, убрали старые). Новые поля в окне интеграции в CRM в таком случае не появятся. Список полей запрашивается только в момент создания интеграции, т.к. это необходимо совмещать этот процесс с запросом прав. В этом случае удалите текущую интеграцию и создайте новую - с той же формой с новым набором полей.
Действия в CRM "Мой Класс" при отправке формы
Далее укажите, какие действия в CRM "Мой Класс" необходимо совершать при отправке формы.
Создание контакта
Т.к. форма существует для получения новых контактов, то как минимум новый контакт нужно создавать, если его еще нет в вашей базе. Иначе форма не имеет смысла. Поэтому пункт "Создавать контакт" включен и заблокирован (отключить его нельзя).
Новый контакт в CRM создается с теми признаками (имя, номер телефона, email и пр.), которые пользователь заполнил в форме. При этом признак "id Вконтакте" того пользователя, который заполнял форму, передается в CRM автоматически, указывать дополнительно его не нужно. Напоминаем, чтобы увидеть этот признак в CRM, его нужно включить для отображения в разделе "Настройки - Заявки/клиенты - Признаки клиентов".
Проверка на уникальность
Проверка на уникальность для новых контактов выполняется по следующему алгоритму:
1) сначала ищутся контакты с таким же id Вконтакте, если данное значение у них заполнено. Если совпадение найдено, то новый контакт создаваться не будет.
Обратите внимание, что в поле признака в CRM "Мой Класс" у ваших клиентов должно быть значение либо в формате "vk.com/id<номер_аккаунта_Вконтакте>", либо в формате "vk.com/<имя_человека>", т.е. либо vk.com/id111, либо vk.com/ivanov.
2) если совпадений по id Вконтакте нет, то будет выполняться проверка по правилу уникальности, которое задается вами в разделе "Настройки - Заявки/клиенты - Проверка на уникальность".
Обновление данных контакта
Если в форме заявки клиент заполнил поля, которые в существующем контакте в CRM не заполнены, то карточка контакта в CRM будет этими значениями дополнена. Если же информация по этим полям была внесена, перезаписи новыми значениями не будет.
Запись в группу
Если вы при отправке формы пользователем хотите сразу записывать его в какую-либо группу - учебную или служебную, вы можете указать это.
Напоминаем, что дважды записать одного пользователя в одну и ту же группу нельзя. Поэтому если вы используете одну форму для родителя, чтобы записать по ней двух детей, создавайте разные поля для имен детей в форме, чтобы затем из одного контакта создать новый - отдельно для второго ученика.
Завершение создания интеграции
Далее укажите "Источник" - это по сути поле "Откуда узнал".
Нажмите "Добавить", чтобы завершить создание интеграции.
Готово. Интеграция создана.
После заполнения формы в CRM появится новый лид (если контакт новый) и/или запись в группу (если в настройках установлена такая опция).
Обратите внимание, что если контакт ранее был и просто создается запись в группу, то в лидах контакт не появится - он останется в том статусе, в котором уже был у вас. Но будет создана новая запись (если создание записей в группу у вас включено) с пометкой "Не обработана".
Если вы используете несколько форм сбора заявок
Для каждой формы сбора заявок создается своя интеграция - поменять сообщество или форму в созданной интеграции нельзя. Для новых форм вам просто нужно создать новые интеграции. При этом нужно будет снова предоставлять нужные права приложению "Мой Класс Интеграции". Кол-во интеграций не ограничено. Чтобы их различать, мы рекомендуем использовать для них разные названия:
Отчет по заявкам и клиентам из формы заявок Вконтакте
Посмотреть отчет по новым контактам и заявкам (записям в группы), которые были созданы через интеграцию с "Формой сбора заявок Вконтакте", можно в разделе "Отчеты - Аналитика", далее "Новые заявки" и "Новые ученики". При этом нужно установить фильтр "Создал клиента" или "Создал заявку" = "Форма сбора заявок Вконтакте".
Поиск клиентов, созданных из формы заявок Вконтакте
Чтобы найти клиентов, которые созданы через интеграцию с "Формой сбора заявок Вконтакте", перейдите в раздел "Клиенты". Далее добавьте фильтр и выберите либо "Канал создания клиентов", либо "Канал создания заявок". В самом значении фильтра укажите канал "Форма сбора заявок Вконтакте". Затем нажмите "Найти".
