Вы можете создать в системе шаблоны документов: договоров, соглашений, приложений, справок, актов и т.д. и печатать их по клиентам прямо из системы. При этом в документы можно подставлять параметры, которые будут распознаваться из клиента автоматически.
ВАЖНО! Для чтения файлов, сохраняемых в формате Word, необходим Microsoft Word 2007 и новее. Также не поддерживается Microsoft Word for Mac 2008, LibreOffice и Google Docs. Используйте форматы PDF или OpenOffice (ODT) при выборе сохранения/печати файла в окне CRM (см. ниже).
1. Создание шаблона документа
Перейдите в раздел "Настройки - Документы". Нажмите "+ Договор". В общем случае вы можете создавать не только договоры, но и любые другие документы - соглашения, справки, приложения к договору и т.д.
Укажите название вашего документа, а также филиалы, для сотрудников которых шаблон будет доступен.
ВАЖНО! Сотрудник будет видеть при печати только те шаблоны, которые соответствуют его филиалу.
В качестве образца вы можете загрузить примеры договоров. Или можете просто создать свой.
В тексте используйте подстановки - параметры, которые автоматически будут браться из клиента, если они заполнены. Например:
- {{ user.name }} - ФИО ученика,
- {{ user.parent1 }} - ФИО родителя,
- {{ course.price }} - цена,
- {{ user.dog.number }} - номер договора,
- {{ user.dog.date }} - дата договора и другие.
Чтобы вставить параметр, нажмите на "Параметр". В списке отразятся, кроме прочих, признаки ваших клиентов. Сами признаки вы можете включить или создать в разделе "Настройки - Заявки/клиенты - Признаки клиентов".
ВАЖНО! Если вы хотите оформлять договоры на имя родителя, а не ученика, используйте в шаблоне соответствующий параметр. Также следите за тем, чтобы данный параметр был заполнен в самом клиенте.
Например, вам необходимо автоматически подставлять цену. Поставьте курсор в нужное место, затем нажмите на "Параметр" и выберите нужный признак. Кликните на него. Параметр подставится в нужное место.
Измените размер текста или форматирование. Установите поля отступов при печати документов.
ВАЖНО! Конечное форматирование (размеры шрифтов, выравнивание, сами шрифты и пр.) в созданном документе Word или PDF может отличаться визуально от того, что предоставляет редактор. Это связано с техническими ограничениями редакторов в html. Вы можете изменить форматирование в конечном документе Word.
Все созданные шаблоны показываются во вкладке "Договоры". Чтобы проверить, как выглядит бланк созданного договора, нажмите на значок печати.
ВАЖНО! В этом случае документ напечатается без автоматических параметров, т.к. системе неоткуда их брать. При печати из клиента все будет ок.
Форматы документа при печати/сохранении
При клике на значок печати (как в шаблонах, так и в самом клиенте) вам откроется окно выбора формата, в котором нужно сохранить/распечатать документ. Доступны следующие форматы:
- Word (DOCX),
- PDF,
- OpenOffice (ODT).
ВАЖНО! Для чтения файлов, сохраняемых в формате Word, необходим Microsoft Word 2007 и новее. Также не поддерживается Microsoft Word for Mac 2008, LibreOffice и Google Docs. Используйте форматы PDF или ODT при выборе сохранения/печати файла.
2. Печать документа по клиенту
Для печати документа перейдите в клиента. Чтобы в документе подставились данные самого договора - номер и дата, договор должен быть создан. Сделать это можно во вкладке клиента "Договор":
Чтобы напечатать документ по клиенту, нажмите на значок печати:
В открывшемся окне выберите шаблон, основание (договор в клиенте), цену. Цену вы можете не указывать, указать самостоятельно, или выбрать из предложенных вариантов. Варианты цены предлагаются, только если клиент имеет запись в группу с видом оплаты "Единой суммой/в рассрочку".
Выберите формат и нажмите на "Скачать" - документ будет сохранен вам на компьютер.
